پاکستان میں ریستوران POS سافٹ ویئر: آپ کے POS کو اصل میں کیا کرنا چاہیے

ہفتے کی رات نو بج کر پندرہ منٹ ہیں اور کراچی کے بہادرآباد میں ایک کڑاہی اور BBQ ریستوران کی ہر میز بھری ہوئی ہے۔ کیشیئر آٹھ لوگوں کی ایک فیملی کا بل بنا رہا ہے، اور ساتھ ہی بلاک 7 سے ڈیلیوری کے آرڈر کے لیے فون بج رہا ہے۔ سائیڈ کاؤنٹر پر فوڈ پانڈا کا ٹیبلٹ بیپ کر رہا ہے۔ کچن میں تکے والا ویٹر کی ہاتھ سے لکھی پرچی کا انتظار کر رہا ہے، اور تندور والا پوچھ رہا ہے کہ ٹیبل 6 نے چار نان مانگے تھے یا چھ۔

پاکستان کے زیادہ تر مصروف ریستوران ویک اینڈ پر اسی طرح چلتے ہیں۔ مسئلہ یہ ہے کہ کاؤنٹر، کچن، فون اور ڈیلیوری ٹیبلٹ سب الگ الگ معلومات پر کام کر رہے ہوتے ہیں۔ ریستوران کا POS سافٹ ویئر اسی مسئلے کو حل کرنے کے لیے ہوتا ہے۔ لیکن بہت سے سسٹم جو “POS” کے نام سے بکتے ہیں، وہ اصل میں صرف بلنگ سافٹ ویئر ہوتے ہیں جن کے ساتھ رسید کا پرنٹر لگا ہوتا ہے۔

اگر آپ پاکستان میں ریستوران POS سافٹ ویئر کا موازنہ کر رہے ہیں تو نیچے دی گئی باتیں دیکھیں۔ ان میں بتایا گیا ہے کہ POS کو کیا کرنا چاہیے اور سائن کرنے سے پہلے آپ کو کیا چیک کرنا چاہیے۔

1۔ کاؤنٹر پر تیز بلنگ، کھلے آرڈرز سمیت

سب سے پہلے بنیادی کام آتا ہے۔ آپ کا کیشیئر ڈائن اِن، ٹیک اوے یا کاؤنٹر کا آرڈر چند ٹیپس میں لے سکے، صحیح تبدیلیاں (ایکسٹرا رائتہ، کم مرچ، آدھی پلیٹ) لگا سکے، اور صاف رسید پرنٹ کر سکے۔ یہ بھی پوچھیں کہ سسٹم کھلے یا ہولڈ پر رکھے گئے آرڈرز کو کیسے سنبھالتا ہے۔ مثال کے طور پر ایک میز ایک گھنٹے تک آئٹم بڑھاتی رہتی ہے، یا ٹیک اوے والا گاہک باہر جا کر واپس آتا ہے۔ اگر آرڈر بدلنے کے لیے کیشیئر کو اسے کینسل کر کے دوبارہ ڈالنا پڑتا ہے تو رش کے وقت اس کا نقصان ہوتا ہے۔

ڈسکاؤنٹ اور واؤچر بھی اسی حصے میں آتے ہیں۔ اسٹاف ڈسکاؤنٹ، ہفتے کے دنوں کی ڈیل، یا کسی کمپنی کے ساتھ معاہدے کا واؤچر ایک بار سسٹم میں سیٹ ہونا چاہیے۔ کاؤنٹر پر کیلکولیٹر سے حساب لگانے کی ضرورت نہیں ہونی چاہیے۔

2۔ کچن ٹکٹ (KOT) خود بخود صحیح اسٹیشن پر پہنچیں

بہت سے ریستوران سب سے زیادہ وقت یہیں ضائع کرتے ہیں۔ آرڈر ڈالتے ہی کچن آرڈر ٹکٹ (KOT) خود صحیح اسٹیشن پر پرنٹ ہونا چاہیے یا اسکرین پر آنا چاہیے۔ BBQ کے آئٹم گرل پر جائیں، نان تندور پر جائیں، ڈرنکس کاؤنٹر پر جائیں، اور میٹھا اس شخص کے پاس جائے جو اسے بناتا ہے۔ اس طرح کسی کو پرچیاں لے کر بھاگنا نہیں پڑتا اور کسی کو کسی اور کی لکھائی نہیں پڑھنی پڑتی۔

کمپنی سے سیدھا پوچھیں کہ کیا KOT کیٹیگری اور اسٹیشن کے حساب سے الگ ہو سکتے ہیں، اور کیا یہ ڈائن اِن، ٹیک اوے اور ڈیلیوری تینوں کے لیے ایک ہی طرح کام کرتا ہے۔ اگر ڈیلیوری کے آرڈر کچن تک میز کے آرڈرز سے مختلف طریقے سے پہنچتے ہیں تو آئٹم رہ جاتے ہیں یا دو بار بن جاتے ہیں۔

3۔ اپنے آن لائن آرڈر اور ڈیلیوری اسی سسٹم میں لائیں

یہی بات جدید ریستوران POS کو صرف بلنگ مشین سے الگ کرتی ہے۔ آج آپ کے آرڈر شاید کئی جگہوں سے آتے ہیں، جیسے واک اِن، فون کال، واٹس ایپ، فوڈ پانڈا، اور شاید آپ کی اپنی ویب سائٹ۔ اگر یہ سب الگ الگ اسکرینوں پر آتے ہیں تو کسی کو آرڈر دوبارہ ٹائپ کرنے پڑتے ہیں، اور آپ کی سیلز رپورٹ دراز کے کیش سے کبھی نہیں ملتی۔

اچھا POS ان سب آرڈرز کو ایک ہی جگہ جمع کرتا ہے۔ آپ کی اپنی برانڈڈ ویب سائٹ یا ایپ کا آرڈر کاؤنٹر کے آرڈر کی طرح POS میں آنا چاہیے اور سیدھا KOT بن کر کچن تک پہنچنا چاہیے۔ فوڈ پانڈا جیسی ڈیلیوری ایپ کے آرڈر بھی ٹیبلٹ سے نقل کرنے کے بجائے خود بخود POS میں آنے چاہئیں۔

اپنا چینل خرچے کے لحاظ سے بھی اہم ہے۔ 2021 میں Dawn کے ایک انٹرویو میں فوڈ پانڈا کے اس وقت کے CEO نے بتایا تھا کہ کمپنی کے کمیشن ریٹ 22-23 فیصد سے 29-30 فیصد تک ہیں (Dawn، 17 اکتوبر 2021)۔ اپنے برانڈڈ چینل کے آرڈرز پر بھی ایک چھوٹی فیس لگتی ہے، جو اپنی آرڈرنگ والے سسٹم پر تقریباً 1 فیصد فی آرڈر ہوتی ہے، اور رائیڈر اور پیکنگ کا خرچہ بھی آپ ہی کا ہوتا ہے۔ ان خرچوں کی پوری تفصیل ہم نے پاکستان میں POS کی قیمت والی پوسٹ میں دی ہے۔

4۔ ڈیلیوری اور رائیڈرز کو POS سے سنبھالیں

جب ڈیلیوری کے آرڈر POS میں آ جاتے ہیں تو اگلا قدم یہ جاننا ہے کہ کون سا آرڈر کس رائیڈر کے پاس گیا۔ جن ریستوران کے اپنے رائیڈر ہیں، ان کے لیے سسٹم کو آرڈر رائیڈرز کو دینے چاہئیں اور بند کرتے وقت کے لیے رائیڈر وائز لسٹ رکھنی چاہیے۔ اگر آپ رش والی راتوں میں Bykea یا pandago کے رائیڈر استعمال کرتے ہیں تو یہ چیک کریں کہ کیا POS انہیں اسی اسکرین سے بک کر سکتا ہے۔

اس کا سب سے زیادہ فائدہ بند کرتے وقت ہوتا ہے۔ جب کیش آن ڈیلیوری کا ہر آرڈر سسٹم میں کسی رائیڈر کے نام ہوتا ہے تو کیش کا حساب بحث کے بجائے چند منٹ میں ہو جاتا ہے۔ یہ پورا طریقہ ہم نے بند کرتے وقت رائیڈر کا کیش والی پوسٹ میں سمجھایا ہے۔

5۔ انٹرنیٹ جانے پر بھی بلنگ چلتی رہے

لوڈ شیڈنگ اور کمزور انٹرنیٹ پاکستان میں ریستوران چلانے کا حصہ ہیں۔ آپ کے POS میں آف لائن موڈ ہونا چاہیے جو کنکشن جانے پر بھی آرڈر لیتا رہے اور KOT پرنٹ کرتا رہے، اور انٹرنیٹ واپس آنے پر سب کچھ سنک کر دے۔ ڈیمو میں کمپنی سے کہیں کہ یہ آپ کو چلا کر دکھائے۔

6۔ ہر چینل کی آمدنی کا حساب ایک جگہ ملے

دن کے آخر میں آپ کو ایک ایسا نمبر چاہیے جس پر آپ بھروسہ کر سکیں۔ آپ کو پتا ہونا چاہیے کہ ہر برانچ میں کیش، کارڈ، والیٹ، اپنے آن لائن آرڈرز اور ڈیلیوری ایپس سے کتنا پیسہ آیا۔ POS میں ریونیو ری کنسلی ایشن ہو تو آپ کے مینیجر کو تین رپورٹیں ہاتھ سے ملانی نہیں پڑتیں، اور کوئی حساب گڑبڑ ہو تو وہ جلدی سامنے آ جاتا ہے۔

7۔ مینیو، شفٹس اور ایک سے زیادہ برانچیں سنبھالے

مینیو میں تبدیلی ایک بار ہونی چاہیے اور ہر جگہ نظر آنی چاہیے، یعنی کاؤنٹر پر، کچن میں اور آپ کی آن لائن آرڈرنگ پر۔ اگر آپ کی ایک سے زیادہ برانچیں ہیں یا آپ نئی برانچ کھولنے کا سوچ رہے ہیں تو چیک کریں کہ کیا ہر برانچ کا مینیو، قیمتیں اور رپورٹس ایک ہی جگہ سے سنبھالی جا سکتی ہیں۔ شفٹ شیڈولنگ سے آپ کو یہ بھی پتا رہتا ہے کہ کس وقت کاؤنٹر پر کون تھا۔

8۔ جب آپ تیار ہوں تو انوینٹری، ریسیپی، اینالیٹکس اور لائلٹی سے جڑ سکے

آپ کو پہلے دن ہی سب کچھ نہیں چاہیے، لیکن آپ کا POS آپ کے ساتھ بڑھنے کے قابل ہونا چاہیے۔ ریسیپی مینجمنٹ سے آپ دیکھ سکتے ہیں کہ ہر ڈش میں کتنا سامان لگنا چاہیے۔ انوینٹری سے پتا چلتا ہے کہ اصل میں کتنا سامان نکلا۔ اینالیٹکس بتاتے ہیں کہ کون سے آئٹم اور کون سے اوقات منافع دیتے ہیں۔ لائلٹی کا فائدہ تبھی ہے جب وہ POS سے جڑی ہو، تاکہ مستقل گاہک کا کاؤنٹر اور آن لائن دونوں کا آرڈر گنا جائے۔ یہ فیچرز اکثر اوپر والے پلانز میں ہوتے ہیں، اس لیے پوچھیں کہ کون سا فیچر کس پلان میں شامل ہے۔

ریستوران POS سافٹ ویئر چننے سے پہلے یہ سوال پوچھیں

• کیا کیشیئر ڈائن اِن، ٹیک اوے، کاؤنٹر اور ہولڈ والے آرڈر دوبارہ ڈالے بغیر سنبھال سکتا ہے؟
• کیا ڈسکاؤنٹ اور واؤچر سسٹم میں سیٹ ہو سکتے ہیں؟
• کیا KOT کیٹیگری اور اسٹیشن کے حساب سے خود بخود پرنٹ ہوتے ہیں یا اسکرین پر آتے ہیں؟
• کیا میری اپنی ویب سائٹ یا ایپ کے آرڈر سیدھے POS اور کچن تک پہنچتے ہیں؟
• کیا فوڈ پانڈا کے آرڈر خود بخود آتے ہیں، یا اسٹاف کو انہیں دوبارہ ٹائپ کرنا پڑے گا؟
• کیا میں آرڈر اپنے رائیڈرز کو دے سکتا ہوں، اور ضرورت پڑنے پر Bykea یا pandago بک کر سکتا ہوں؟
• کیا سسٹم آف لائن بھی چلتا ہے، اور کیا آپ مجھے یہ چلا کر دکھائیں گے؟
• کیا تمام چینلز اور برانچوں کی آمدنی کا حساب ایک جگہ ملتا ہے؟
• کیا میں کئی برانچوں کا مینیو، قیمتیں اور رپورٹس ایک جگہ سے سنبھال سکتا ہوں؟
• ریسیپی، انوینٹری، اینالیٹکس اور لائلٹی کس پلان میں شامل ہیں؟

ایک عملی قدم

پچھلے ہفتے کی سب سے مصروف رات چنیں اور لکھیں کہ اس رات آرڈر کہاں کہاں سے آئے، جیسے کاؤنٹر، میزیں، فون، واٹس ایپ، فوڈ پانڈا اور ویب سائٹ۔ پھر ہر POS کمپنی سے کہیں کہ وہ لائیو ڈیمو میں دکھائے کہ ان میں سے ہر آرڈر کچن تک اور دن کے آخر کی رپورٹ تک کیسے پہنچتا ہے۔ Blink جیسے سسٹم کاؤنٹر بلنگ، KOT، اپنی آن لائن آرڈرنگ اور ڈیلیوری کو ایک ہی جگہ رکھتے ہیں، اس لیے یہ ڈیمو چھوٹا ہونا چاہیے۔