منگل کی سست دوپہر ہے اور لاہور کے ایم ایم عالم روڈ پر ایک برگر اور شوارما کی جگہ کا مالک فون پر ایک کمپنی کا کوٹیشن دیکھ رہا ہے۔ اوپر “POS” لکھا ہے، لیکن سیلز والے نے چالیس منٹ ریسیپی، اسٹور روم کے اسٹاک، تین برانچوں کی رپورٹس (جو ابھی کھلی بھی نہیں ہیں) اور اس کے اپنے لوگو والے آن لائن آرڈرنگ پیج کی بات کی۔ وہ ایک تیز بلنگ کاؤنٹر لینے آیا تھا۔ اب اسے سمجھ نہیں آ رہا کہ وہ بلنگ مشین خرید رہا ہے یا کاروبار چلانے کا پورا نیا طریقہ۔
پاکستان میں ریستوران مالکان کے ساتھ یہ اکثر ہوتا ہے۔ “POS”، “ریستوران مینجمنٹ سافٹ ویئر” اور “ریستوران مینجمنٹ سسٹم” ایسے استعمال ہوتے ہیں جیسے سب ایک ہی چیز ہوں۔ ان میں کافی کچھ مشترک ہے، لیکن یہ ایک جیسے نہیں ہیں۔ اصل سوال یہ نہیں کہ کون سا نام بہتر ہے، بلکہ یہ ہے کہ آپ کے ریستوران کو آج اور اگلے ایک دو سال میں بلنگ کاؤنٹر سے کتنا آگے جانے کی ضرورت ہے۔
شروعات کاؤنٹر سے: POS کو کیا کرنا چاہیے
POS ہر چیز کا مرکز ہے۔ اگر یہ کاؤنٹر پر سست یا ناقابلِ بھروسہ ہے تو اس کے اوپر بنی کوئی چیز آپ کو نہیں بچا سکتی۔ کم از کم ایک ریستوران POS کو یہ کرنا چاہیے:
- تیز بلنگ ڈائن اِن، ٹیک اوے اور کاؤنٹر آرڈرز کے لیے، اور موڈیفائرز اور ڈسکاؤنٹ سسٹم میں سیٹ ہوں، کیلکولیٹر پر نہیں۔
- کھلے آرڈر ہولڈ پر رکھنا، تاکہ اگر کوئی میز بار بار آئٹم بڑھاتی رہے یا ٹیک اوے والا گاہک تھوڑی دیر کے لیے باہر چلا جائے تو آرڈر کینسل کر کے دوبارہ نہ ڈالنا پڑے۔
- KOT خود بخود صحیح اسٹیشن پر بھیجنا، جیسے گرل، تندور، ڈرنکس اور ڈیزرٹ۔
- انٹرنیٹ بند ہونے پر بھی چلتے رہنا، اور انٹرنیٹ واپس آنے پر ڈیٹا سنک کرنا۔ لوڈشیڈنگ اور کمزور کنکشن یہاں کام کا حصہ ہیں۔
- دن صاف طریقے سے بند کرنا، جس میں ادائیگی کی قسم کے حساب سے سیل اور ایسا کیش حساب ہو جس پر مینیجر بھروسہ کر سکے۔
اس پر ہم نے تفصیل سے لکھا ہے: پاکستان میں ریستوران POS سافٹ ویئر کو اصل میں کیا کرنا چاہیے۔ اگر آپ قیمت بھی دیکھ رہے ہیں تو پاکستان میں POS سسٹم کی قیمت والی گائیڈ پڑھیں۔
ریستوران مینجمنٹ سافٹ ویئر کاؤنٹر سے آگے کیا دیتا ہے
جب کوئی کمپنی ریستوران مینجمنٹ سسٹم کی بات کرتی ہے تو عام طور پر اس کا مطلب POS کے ساتھ ان میں سے کچھ یا سب چیزیں ہوتا ہے:
ریسیپی۔ ہر مینیو آئٹم اس سے جڑا ہوتا ہے جو اس میں استعمال ہونا چاہیے، جیسے اتنے گرام چکن، اتنا تیل اور ایک بن۔ یہی ہر ڈش کی اصل لاگت جاننے کی بنیاد ہے۔
انوینٹری اور ویئرہاؤسنگ۔ اسٹاک کی آمد اور اخراج، سینٹرل اسٹور سے برانچوں کو ٹرانسفر، اور دن کے آخر میں باقی اسٹاک۔ جب ریسیپی اور انوینٹری سیل سے جڑی ہوں تو سسٹم دکھا سکتا ہے کہ کتنا استعمال ہونا چاہیے تھا اور اصل میں کتنا ہوا۔
فوڈ کاسٹنگ۔ ریسیپی اور خریداری کی قیمتیں سسٹم میں ہوں تو آپ دیکھ سکتے ہیں کہ کون سی آئٹمز واقعی کماتی ہیں اور کون سی صرف مقبول نظر آتی ہیں۔
کئی برانچوں کی اینالیٹکس۔ سیل، سب سے زیادہ بکنے والی آئٹمز، مصروف اوقات اور برانچوں کی کارکردگی ایک ہی جگہ، بجائے اس کے کہ مینیجر واٹس ایپ پر ڈے کلوز کی پرچیوں کی تصویریں بھیجے۔
شفٹ شیڈولنگ۔ کون کب کاؤنٹر پر تھا۔ یہ اسٹاف کی ترتیب کے لیے بھی کام آتی ہے اور کیش کا فرق ڈھونڈنے کے لیے بھی۔
اپنی آن لائن آرڈرنگ اور ڈیلیوری اسی ہب میں۔ آپ کے اپنے نام والا آرڈرنگ پیج یا ایپ، جس کے آرڈر سیدھے POS اور کچن میں آتے ہیں، فوڈ پانڈا جیسی ڈیلیوری ایپ کے آرڈرز کے ساتھ۔ پھر آرڈر اپنے رائیڈرز کو دیں، یا رائیڈر کم ہوں تو Bykea یا pandago بک کریں۔
لائلٹی۔ یہ تبھی فائدہ دیتی ہے جب POS سے جڑی ہو، تاکہ مستقل گاہک کے کاؤنٹر والے وزٹ اور آن لائن آرڈر دونوں شمار ہوں۔
ری کنسیلی ایشن۔ دن کے آخر میں کیش، کارڈ، والیٹس، اپنے آن لائن آرڈرز اور ڈیلیوری ایپس کا ایک ہی حساب، ہر برانچ کے حساب سے۔
ان میں سے کوئی چیز کاؤنٹر کی جگہ نہیں لیتی۔ یہ سب اس بات پر منحصر ہیں کہ POS پہلے ہر آرڈر صحیح طریقے سے درج کرے۔ اسی لیے بہتر ہے کہ پہلے POS چنیں، پھر فیصلہ کریں کہ اس کے اوپر کون سی تہیں چاہییں۔
آپ کو کاؤنٹر سے کتنا آگے جانا چاہیے؟
پاکستان میں ہر ریستوران کے لیے ایک ہی “بہترین” سافٹ ویئر نہیں ہوتا۔ یہ آپ کے کام کرنے کے طریقے پر منحصر ہے۔ سوچنے کا ایک سادہ طریقہ یہ ہے:
ایک برانچ، زیادہ تر ڈائن اِن اور ٹیک اوے۔ آپ کا اصل مسئلہ کاؤنٹر کی رفتار، کچن کی پرچیاں اور صاف ڈے کلوز ہے۔ اسٹیشن کے حساب سے KOT، ہولڈ آرڈرز، ڈسکاؤنٹ اور آف لائن موڈ والا مضبوط POS زیادہ تر ضرورت پوری کر دیتا ہے۔ جب مینیو مستحکم ہو جائے اور آپ ہر ڈش کی لاگت سمجھنا چاہیں تو ریسیپی شامل کریں۔
ایک برانچ، بڑھتی ہوئی ڈیلیوری کے ساتھ۔ اب آرڈر کاؤنٹر، فون، واٹس ایپ اور ڈیلیوری ایپ سے آتے ہیں۔ خطرہ یہ ہے کہ اسٹاف آرڈر دوبارہ ٹائپ کرے اور کچن تک آرڈر دیر سے یا غلط پہنچے۔ یونیفائیڈ آرڈرنگ دیکھیں، تاکہ ڈیلیوری ایپ کے آرڈر سیدھے POS میں آئیں، اور اپنا آن لائن آرڈرنگ پیج بھی سوچیں جو اسی سسٹم میں آرڈر بھیجے۔ یہاں رائیڈر ڈسپیچ اور ری کنسیلی ایشن اہم ہونے لگتے ہیں۔
کئی برانچیں، یا مزید کھولنے کا ارادہ۔ یہاں مکمل ریستوران مینجمنٹ سسٹم اپنی قیمت وصول کرواتا ہے۔ آپ کو مینیو اور قیمتوں کا مرکزی کنٹرول، سینٹرل کچن یا اسٹور سمیت انوینٹری اور ویئرہاؤسنگ، فوڈ کاسٹنگ، تمام برانچوں کی اینالیٹکس اور برانچ کے حساب سے ری کنسیلی ایشن چاہیے ہوگی۔ جب گاہک ایک سے زیادہ برانچوں میں آتے ہیں تو لائلٹی کی اہمیت بھی بڑھ جاتی ہے۔
زیادہ تر مالکان کو پہلے دن سب کچھ نہیں چاہیے ہوتا۔ اہم بات یہ ہے کہ آج جو POS آپ چنیں، وہ بعد میں یہ تہیں شامل کر سکے، بغیر سسٹم بدلے اور اسٹاف کو دوبارہ ٹریننگ دیے۔
معاہدے سے پہلے کمپنی سے پوچھنے والے سوال
- مجھے ڈائن اِن، ٹیک اوے اور ہولڈ آرڈر شروع سے آخر تک دکھائیں، کاؤنٹر سے KOT اور ڈے کلوز تک۔
- کیا انٹرنیٹ بند ہونے پر بھی POS بلنگ کرتا رہتا ہے؟ کیا آپ ڈیمو میں یہ دکھائیں گے؟
- کیا فوڈ پانڈا کے آرڈر خود بخود POS میں آتے ہیں، یا اسٹاف کو انہیں دوبارہ ٹائپ کرنا پڑے گا؟
- کیا میں اپنے نام والے پیج یا ایپ پر آرڈر لے سکتا ہوں، اور کیا وہ اسی POS اور کچن میں آتے ہیں؟
- کیا میں آرڈر اپنے رائیڈرز کو دے سکتا ہوں، اور ضرورت پڑنے پر Bykea یا pandago بک کر سکتا ہوں؟
- ریسیپی کس پلان میں شامل ہے؟ انوینٹری، ویئرہاؤسنگ اور فوڈ کاسٹنگ کس پلان میں ہیں؟
- کیا میں کئی برانچوں کا مینیو، قیمتیں اور رپورٹس ایک جگہ سے سنبھال سکتا ہوں؟
- کیا تمام چینلز اور برانچوں کی آمدنی کا حساب ایک ہی رپورٹ میں ملتا ہے؟
- کیا لائلٹی POS سے جڑی ہے، یا یہ الگ ٹول ہے؟
- اگر میں چھوٹے سے شروع کروں تو کیا بعد میں نیا سسٹم لیے بغیر یہ فیچرز شامل کر سکتا ہوں؟
ایک عملی قدم
لکھیں کہ اس مہینے اصل میں کیا تکلیف دے رہا ہے، جیسے سست بلنگ، کچن کی گم ہوتی پرچیاں، دوبارہ ٹائپ ہوتے ڈیلیوری آرڈر، اسٹاک جو حساب سے نہیں ملتا، یا برانچوں کی واضح تصویر کا نہ ہونا۔ پہلے انہی مسائل کے لیے سسٹم خریدیں، اور یہ یقینی بنائیں کہ سسٹم اگلے مسائل تک بڑھ سکے۔ Blink جیسے سسٹم BlinkPOS کو مرکز میں رکھتے ہیں اور اپنی آن لائن آرڈرنگ، ڈیلیوری اور لائلٹی کو اسی سے جوڑتے ہیں، تاکہ کاروبار بڑھنے کے ساتھ آپ نئی تہیں شامل کر سکیں۔
